Como realizar uma reunião de SST mais produtiva? Parte 1

Você já participou de uma reunião e ao final se sentiu frustrado ou se perguntando:
“Por que eu precisava estar nesta reunião, sendo que estou cheio de problemas para resolver?”
Acredito que isso seja algo muito comum.
A primeira coisa que precisamos ter em mente é que toda reunião custa tempo e dinheiro. Assim, como qualquer uma outra reunião, seja gerencial, do setor de produção ou de manutenção. Uma reunião de segurança precisa ser produtiva.
Você se lembra da sua primeira reunião? Talvez você nem lembre, mas certamente algumas pessoas acharam interessante e outras acharam cansativas, algumas entenderam que a reunião foi bem planejada e outras não.
Mas como preparar uma reunião mais produtiva? Cada vez mais os profissionais de segurança do trabalho precisam organizar e realizar reuniões.
Então vou tentar trazer neste artigo alguns pontos que em meu entendimento são básicos para ter uma reunião mais produtiva, seja uma reunião para discutir por exemplo o processo de Gerenciamento de Riscos Ocupacionais ou uma reunião de CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). Como o tema é um pouquinho longo, vou dividir em dois artigos.
Precisamos encarar uma reunião como um pequeno investimento feito pela organização e pelos participantes, já que durante esse processo de reunião será empregado horas de diversos profissionais e não raro de diversos setores.
Então precisamos estabelecer meios para que essa reunião seja produtiva e assim justificar o investimento que está sendo realizado.
Reunião se refere a um evento formado por pessoas com conteúdo e processos orientados claramente para um propósito ou objetivo definido.
Para conduzir reuniões realmente positivas precisamos observar 14 dicas iniciais, básicas!

1ª Reflita sobre a necessidade de convocar uma reunião
Antes de pensar em realizar uma reunião, você precisa avaliar se realmente ela é necessária.
Comece se perguntando se a melhor maneira de chegar ao resultado que você deseja, é por meio de uma reunião.
Respondido essa pergunta, passe para seguintes questões:

  • O que eu quero fazer exatamente?
  • Que resultados eu espero obter nesta reunião?
  • Qual é o melhor modo de alcançar os resultados?
  • Quem deve estar presente nesta reunião?

2ª Defina de maneira clara um propósito. Se essa reunião não tem um propósito, não convoque as pessoas para participarem!
Logo que você definir um propósito ou objetivo para essa reunião, avalie se existe uma outra maneira de chegar ao mesmo objetivo, utilizando outros meios disponíveis, tais como:  informativos, e-mail, um telefonema ou outra ação de divulgação.

3ª Faça uma análise de custo-benefício da sua reunião 

  • Quais são os custos de tempo e energia?
  • Quais são os impactos em moral e atitude perante ao trabalho?
  • A soma das horas dos envolvidos é inferior ou superior ao valor da ação?

Se chegar à conclusão que realmente é importante a reunião, passe para a etapa seguinte.

4ª Trate as reuniões como um trabalho a ser realizado
As pessoas envolvidas precisam ser encorajadas a tratar cada reunião do mesmo modo que qualquer outra atividade essencial ao seu trabalho e não como um mero encontro de pessoas.

5ª Faça reuniões participativas
As pessoas precisam interagir com o tema discutido na reunião.  O trabalho em equipe deve ser incentivado de maneira a gerar resultados importantes.

6ª Estabeleça metas e escolha meios para atingi-los
Sabendo que sua reunião tem um objetivo ou propósito, então é necessário determinar meios para atingi-lo e para isso você precisa responder algumas perguntas:

  • Que resultados você quer conseguir?
  • Qual a melhor maneira de obter o que deseja?
  • Resultados vão indicar que sua reunião foi um sucesso?

Uma reunião pode ter três abordagens principais:

a) A comunicação de possibilidades: Deixa claro que é uma reunião para gerar ideias e que todas as sugestões são importantes. Por exemplo: Como melhorar a Gestão de Riscos Ocupacionais da Empresa.

b) Seria uma abordagem para oportunidade: Uma reunião com o intuito de identificar alternativas para um processo de trabalho em andamento.

c) Reunião de ação: Uma reunião para se tomar uma ação sobre algo. Por exemplo, votação de três propostas ou para definir uma ação a ser realizada pela equipe de segurança do trabalho ou não, quem irá cuidar de um processo de adequação de um equipamento.

Ou seja, a conversa na reunião poderá ser voltada para o tipo de abordagem estabelecida.  Maximizando o tempo, a criatividade e a geração de ideias.
Podendo ser uma conversa voltada para oportunidade de maneira a reduzir o leque de opções por meio de discussões e trocas de informações ou uma conversa voltada para ação e se comprometer agir.

7ª Delimite bem o tempo: Reserve apenas o tempo suficiente para atingir seus objetivos.
As reuniões não devem durar mais que 90 minutos, se for preciso mais tempo é melhor fazer algumas pausas ou agendar uma nova reunião.
Reuniões rápidas podem até ser mais eficientes. Uma reunião de 20 minutos para conclusão de um item ou para levantar os tópicos a serem trabalhados no dia ou na semana.  Neste sentido existe até o conceito de reunião de pé.
O papel das reuniões de pé não é trabalhar questões estratégicas ou mesmo resolver uma questão imediata. O papel é agitar as questões do momento e identificar aquelas que precisam ser trabalhadas fora da reunião principal, e definir quem será responsável por isso.
Planeje um tempo para resumir os tópicos principais algo próximo de 10 minutos para explicar a todos os quais serão os temas discutidos na reunião
Um ponto importante é nunca começar uma reunião jogando conversa fora, muitos gerentes têm o péssimo hábito de fazer dos avisos gerais o primeiro item de uma pauta.
A não ser que todos os avisos sejam relevantes para todos os participantes. Corre o risco de enfraquecer o espírito de equipe, além de transmitir uma mensagem de que não é importante chegar na hora marcada.
Deixa os avisos gerais para serem ditos no final da reunião ou depois encaminhe um e-mail informando aos interessados.
Espero que você tenha gostado das 7 primeiras dicas iniciais! Não esqueça de deixar seu comentário e te espero para continuarmos o assunto!

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