Já está valendo a obrigatoriedade do formato eletrônico, da guarda dos documentos de SST e de certificação digital

A partir de agora, os documentos de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) precisarão estar no formato eletrônico, bem como ter sua guarda eletrônica e assinatura digital, como rege a Portaria nº 211 do Governo Federal. O ato administrativo, publicado em 11 de abril de 2019, concedeu o prazo de dois anos para a adaptação das empresas.
A obrigatoriedade vale para as organizações de médio e grande porte. Empresas de pequeno porte devem se adequar em 2022, e as microempresas e microempreendedores, a mudança valerá a partir de 2024.
Mas, afinal, o que diz exatamente esse ato administrativo e quais são suas implicações? Acompanhe esse artigo e fique por dentro dos desdobramentos da portaria e o melhor caminho para sua empresa não enfrentar problemas de adequação.

O que diz a Portaria nº 211?

Resumidamente, a Portaria nº 211 torna obrigatórias a guarda eletrônica de documentos SST e a assinatura digital por parte das empresas. Na prática, isso quer dizer que os documentos deverão passar do formato de papel para PDFA1 – com autenticação digital.
O processo não é novo, visto que já vinha sendo construído desde o lançamento do e-Social, mas agora não há previsão de adiamento. Portanto, DOCUMENTOS relacionados à SST em formato ELETRÔNICO e certificados deixam de ser facultativos e passam a ser o padrão exigido pelas autoridades brasileiras.

O que é a Assinatura digital e guarda eletrônica?

Vale ressaltar que guarda eletrônica é a posse de documentos em formato digital, gerando não apenas economia de espaço físico, mas integridade dos documentos e agilidade para disponibilizá-los.
Como já citamos no artigo, o padrão determinado pela portaria é o PDF, formato amplamente utilizado no mercado e compatível com diversos softwares e plataformas. Já a assinatura digital se trata de uma tecnologia de autenticação de documentos eletrônicos.
Você pode saber mais sobre assinatura digital nesse artigo publicado no nosso blog.

Obrigações e documentos abrangidos

Dentre os documentos abrangidos estão: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO; Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA; Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR; Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT; Programa de Proteção Respiratória – PPR e Atestado de Saúde Ocupacional – ASO.
Além desses, também estão na lista o Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio
Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR; Análise Ergonômica do Trabalho – AET;  Plano de Proteção Radiológica – PPR; Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais
Perfurocortantes; certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas
Regulamentadoras; laudos que fundamentam todos os documentos previstos no artigo 01, da Portaria N°211, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade; e demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

Relativo a guarda da documentação de SST, confira alguns prazos:

Os dados obtidos nos exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas deverão ser registradas em prontuário clínico individual, que ficará sob a responsabilidade do médico-coordenador do PCMSO (item 7.4.5, NR 7), têm período mínimo de 20 anos após o desligamento do trabalhador.
A guarda, pelo empregador, de todos os documentos relativos à eleição (item 5.40, j, NR 5)
deve obedecer ao período mínimo de 05 anos. Já o registro de dados, estruturado de forma a constituir um histórico técnico administrativo do desempenho do PPRA (item 9.3.8.1 e 9.3.8.2, NR 9) tem prazo mínimo de 20 anos.
Por fim, o registro anual de todos os acidentes ocorridos na empresa ou estabelecimento, com ou sem vítima, todos os casos de doença ocupacional, os fatores ambientais, as características do agente e as condições do(s) indivíduo(s) portador(es) de doença ocupacional ou acidentado(s), e dados atualizados de acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade (item 4.12, h, i e j, NR 04) devem seguir o período mínimo de cinco anos.

Tecnologia para o manejo de documentos SST

Com a obrigatoriedade exigida pela Portaria nº 211, a tecnologia se tornou uma aliada para manejar os documentos SST. Com os arquivos eletrônicos certificados, é possível localizar com facilidade qualquer documento, proporcionando mais tempo para a tomada de decisão e outras demandas estratégicas.
Além disso, a economiza de espaço físico, a garantia da integridade dos documentos e economia com impressão e envio via física também lideram a lista de benefícios. Sobre o melhor caminho para as empresas realizarem uma gestão efetiva desses arquivos com a agilidade que o mercado pede, é um só: investir em soluções como softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

GED como solução eficiente

A tecnologia de GED elimina as perdas de tempo em função de retrabalho. Com os registros sendo digitais, o acesso aos documentos é mais rápido. Ele permite até manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada.
No caso de setores relacionados à segurança e saúde do trabalho, estamos falando de operações que são base para gestão dos seus processos. E ter uma solução robusta para gerir estes documentos, de forma digital, permite centralizar, mas também organizar e segmentar. Isso torna a localização de documentos muito mais rápida, colocando o tempo como efetivo protagonista na produtividade das organizações.
Ademais, este investimento em tecnologia pode trazer grandes ganhos para as empresas, agilizando fluxos de documentos entre setores e processos administrativos no geral. Com essa assinatura digital, empresas e clientes podem verificar com transparência quando os documentos são assinados e quem são os responsáveis por esta validação, dando mais confiabilidade aos documentos.
As coisas mudam o tempo todo. No entanto, o único caminho para sobreviver a um mercado cada vez mais competitivo é imutável: aliar-se à tecnologia o mais rápido possível.

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