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Fichas dos funcionários, atestados, formulários, fichas. O fluxo de documentos no setor de RH de uma empresa pode ser algo complicado, ainda mais em organizações que lidam com um quadro grande de colaboradores e lidam bastante com questões de segurança do trabalho. Estamos falando de grandes volumes de documentos, com variados ciclos de vida e níveis de criticidade e de confidencialidade.

Agora imagine isso tudo em papel, como ainda é a realidade em muitos negócios. Estamos falando de dificuldades para a localização, armazenamento e até mesmo organização deste material, o que pode trazer gargalos e perdas de eficiência no trabalho.

Para o setor de RH que deseja ser ágil em seus processos, simplesmente não é possível mais manter toda essa “papelada” em caixas, pastas e armários.

Com o GED, todos os documentos são digitalizados e armazenados de forma ordenada por meio de um software. Isso vale para todos os registros do setor, de folha do pagamento aos papeis de gestão de SST. Desde abril do ano passado, empresas de todo o país estão autorizadas a armazenar versões digitais de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST). A permissão foi concedida por meio da Portaria nº 211, e permite utilizar certificação digital, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos.

A adoção desta solução facilita na busca, acesso e compartilhamento dos documentos, com acesso liberado somente para quem tem autorização. Além disso, possibilita manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada.

Outros ganhos que seu RH pode ter com o GED:

– Automação de processos: questões como treinamentos e informação dos funcionários sobre novas regras e procedimentos de segurança no trabalho também podem ser otimizados com o GED.

– Segurança e compliance: sabemos que certos documentos do RH são confidenciais, e precisam ser conservados para obedecer a certas normas da legislação trabalhista. Contudo, as soluções de gestão eletrônica de documentos, como é o caso do RSGED, já são atualizados para atender às regras de conformidade.

Portanto, pense bem na hora de como você pode tornar ainda mais eficiente a organização de seus documentos de SST, tais como PCMSO, PPRA PGR, PCMAT, PPR, AET, PRR, PGSSMTR. É tanta sigla que chegar a confundia, então nada melhor do que contar com a ajuda da tecnologia para descomplicar toda essa burocracia.

Com o RSGED as empresas alcançam mais segurança, conformidade e produtividade na gestão de seus documentos, o que coloca as organizações um passo à frente no cenário de Digitalização e Transformação Digital. É um avanço no sentido da competitividade!

Conheça todos os recursos do RSGED agora mesmo.


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