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PROCESSO DE GESTÃO DE MUDANÇAS PGR GRO NBR ISO 45001 – QUALIDADE E RETENÇÃO DA INFORMAÇÃO Parte 2

 

Dando continuidade ao artigo da semana passada, nesta semana, temos o foco na gestão de mudanças que são necessárias para a nova cultura de sua organização. Vamos lá?!

2.1. Como é possível fazer a gestão de mudanças em sua Organização?

 Seja para buscar melhores relações interpessoais, para melhorar processos ou até mesmo ampliar os ganhos financeiros, as mudanças são sempre necessárias dentro das corporações. A partir de agora, procederemos as mudanças de forma estruturada e quais são as competências necessárias.

Parece ser uma simples palavra, em muitos casos pode ser visto como uma atividade trabalhosa! Mas não pode ser deixada de lado ou até mesmo efetuada de maneira inadequada.

Surge a gestão de mudanças que é caracterizada como uma área dentro da administração, no qual foca constantemente na adaptação das organizações em acompanhar todas as etapas que promovem as mudanças desejadas. Como promover a gestão de mudanças em uma Organização? Comportamentos e Valores de sustentabilidade de uma Organização.

Motivação para mudanças

 O processo de mudanças se estabelece para transformar as organizações a fim de buscar melhorias na eficácia de seus projetos. Existem diversos motivos pelos quais a mudança em uma Organização é influenciada, tais quais: o nível de recursos disponíveis, o segmento onde se está inserido, a qualidade da gestão e os atuais processos de envolvem o lado econômico, social, político, tecnológico, valor dado à Segurança e Saúde no Trabalho, entre outros.

Todavia, a “sustentabilidade” do negócio está alicerçada fortemente na proteção e prevenção do acidente e de doenças ocupacionais. Neste cenário, as mudanças tornam-se necessárias quando alguns sinais tornam-se evidentes. Por exemplo:

  • Prejuízos com queda de produtividade, afastamentos por adoecimento e acidentes;
  • Processos judiciais decorrentes de ação voluntária, omissão, negligência, imprudência ou imperícia no cumprimento de requisitos legais e regulamentares;
  • Insegurança, medo, rejeição e insatisfação do trabalhador;
  • Queda nas vendas;
  • Perda de quota de mercado;
  • Aumento de custos;
  • Diminuição do lucro;
  • Insatisfação de clientes;

Perceber a hora e a importância de mobilizar a equipe, descobrir motivos de rejeição e insatisfação com o já dado…Tratar as causas / origem.

2.2. Etapas do processo de mudanças

Após “reconhecer e identificar” os fatores reais que devem ser mudados dentro da Organização, algumas etapas devem ser seguidas para se obter êxito nas mudanças desejadas, dentre as quais destacamos:

1º passo: Realizar análise e tratamento de possíveis riscos que possam ocorrer com a mudança desejada. A matriz Análise SWOT pode ser uma ferramenta de apoio;

2º passo: Definir os objetivos e estratégias para promover as mudanças de acordo com prazos e metas (onde se pretende chegar e qual o tempo para atingir a meta). A ferramenta de construção 5W 2H pode ser utilizada para apoio;

3º passo: Envolver equipes formadas pelos trabalhadores devendo ser administrada pelos gestores responsáveis. Definir atribuições, tais como o Gerente de Mudanças – GM (Mudanças categoria Menor), o Comitê de Controle de Mudanças – CCM (Mudança Categoria Média) e o Comitê de Gerenciamento – CG ( Mudanças Categoria Maior);

4º passo: Criação de planos de contingência para processos que possam não sair conforme o esperado. Análise SWOT, MASP, outros pelo Comitê Gerenciamento – CG;

5º passo: Obter suporte aos novos processos com a criação de procedimentos onde qualquer colaborador possa compreender e se adequar às mudanças. Estabelecer procedimentos descritivos, treinamentos de todos os envolvidos e comunicação com gestão à vista;

6º passo: Promover planos e sustentação da mudança para que esta faça parte da política, missão ou valores da empresa. Espera-se que o comprometimento de todos com o processo se dá pela importância e relevância pela participação de todos (ouvindo-se o trabalhador conforme preconiza a NR 1.5.3.3 A organização deve adotar mecanismos para:

a) consultar os trabalhadores quanto à percepção de riscos ocupacionais, podendo para este fim ser adotadas as manifestações da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA, quando houver.

 2.3.  Competências para a gestão de mudanças

 NR 1.5.3.3 A organização deve adotar mecanismos para:

   a) consultar os trabalhadores quanto à percepção de riscos ocupacionais, podendo para este fim ser adotadas as manifestações da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA, quando houver.

 Para que se possa realizar as mudanças com base nas necessidades  é  preciso  que  se  estabeleça algumas competências tanto para os gestores, quanto para a equipe que irá realizar as mudanças. Deste modo, é possível destacar algumas das seguintes competências necessárias para uma boa gestão de mudanças:

2.4  Liderança

Esta pode ser uma das principais competências a serem destacadas dentro do processo de gestão de mudanças. De qualquer forma, a liderança não deve estar alocada exclusivamente em um único membro ou uma única equipe, sendo necessário esta ser distribuída em todos os membros relacionados. Líder não existe! O Que existe é a Liderança que flutua conforme experiência e o domínio de conhecimento e especificidade da temática.

2.5  Comunicação

Ninguém consegue obter êxito em uma mudança sozinho ou em equipe se a comunicação é comprometida durante o processo. Deste modo, saber promover a comunicação ideal é fundamental para a gestão de mudanças. Objetivo único para todos – a sustentabilidade do negócio e o bem geral.

2.6  Planejamento

Nenhuma mudança é realizada com sucesso dentro de uma empresa sem que haja o planejamento para esta. Logo, definir o que se pretende mudar, como se pretende e quais serão as estratégias para mudar e manter a mudanças são atividade que devem englobar todo o planejamento.

2.7  União de equipes

Mesmo havendo profissionais com competências individuais adequadas, quando uma Organização se depara com a necessidade de mudanças rápidas e profundas e não possui uma equipe unida e pronta para o trabalho em conjunto, esta tende a ter grandes dificuldades para implementar as mudanças necessárias. Deste modo, a união de equipes é um papel essencial dentro da gestão de mudanças em qualquer segmento.

2.8  Foco em resultados

Obter sempre a clareza dos resultados que devem ser conquistados com a mudança planejada torna- se essencial para manter o foco na qualidade das operações ao longo do caminho. O Benefício gerado deve ser para todos. Logo, focar sempre no resultado final e trabalhar adequadamente para conquistá- lo é um dos grandes diferenciais para uma boa gestão de mudanças.

2.9  Feedback

Apesar de fazer parte da comunicação, o feedback é muitas vezes deixado de lado em processos de mudanças, porém vale ressaltar que com esta competência é possível ajustar parâmetros ao longo do caminho, além de alinhar as métricas com os envolvidos – PDCA.

2.10      Aprendizagem organizacional

Levar o aprendizado adquirido no processo de mudanças é ideal para formar equipes e trabalhadores qualificados e prontos para atuarem em outras mudanças necessárias ao longo do tempo na empresa, além dos próprios gestores que possuirão cada vez mais embasamento para atuarem na gestão de mudanças.

2.11      Prontos para a gestão de mudanças?

Com base nas informações básicas compartilhadas nesta Introdução, é possível conhecer os principais meios de se realizar mudanças em Organizações. Deste modo, fica claro que independente dos objetivos a serem alcançados, as mudanças devem ser realizadas com planejamento.

Por fim, pode-se ressaltar ainda a importância em se obter um serviço de consultoria ideal para guiar empreendedores em seus processos de mudanças, afim de darem todo o suporte necessário para que estes alcancem os objetivos de suas Organizações baseando em suas novas missões e visões corporativas.

E você, como adota a realização de mudanças em sua empresa? Let’s go!

Somente a busca sistemática e continua poderá assegurar padrões consolidados de melhorias em SST.

Pedro Valdir Pereira
Consultor de Saúde e Segurança do Trabalho
Instrutor de Treinamentos Credenciado pelo Corpo de Bombeiros/ RS Matrícula  000185/2011 e  00379/2013
Técnico Internacional em Emergências Químicas  – Especialista  pela NFPA 472 – HazMat Technician Standard  for Professional Competence of Responders to Hazardous Materials Incidents – Technician Level – transportation technology center, University of Texas – inc. USA
Safety Technician – Ergonomics, Occupational hygienist, Health and Safety
Delegado Eleito para representar o RS na Conferência Nacional de Defesa Civil – Brasília em NOV 2014

 

 


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