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Cerca de 400 milhões de toneladas de papel são consumidas todos os anos, rendendo custos e desperdícios para muitas empresas. Segundo o IDC Brasil, custos de impressão e arquivamento de documentos físicos fazem com que cada papel custe em torno de R$ 50 por cópia às organizações. Entretanto, a adoção de tecnologias oferece uma alternativa à isso.
Soluções como softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), têm ajudado companhias a reduzir custos gerados pela documentação física, estancar a perda de produtividade e melhorar a sua gestão de documentos.

“Por meio da tecnologia de GED, empresas estão tornando mais eficiente a gestão de seus documentos, facilitando o acesso dos funcionários às informações e ganhando mais produtividade”, explica Dionatan Hamester, desenvolvedor de soluções na RSData.

Um dos setores que mais utiliza papel nas empresas é o relacionado às áreas de RH, segurança e medicina do trabalho. Segundo estudo da ABGD, as companhias no Brasil perdem, em média, 1 documento em papel a cada 12 segundos, e que seus funcionários perdem até 2 horas diárias procurando papeis extraviados.

A tecnologia de GED da RSData praticamente elimina estas perdas de tempo em função de retrabalho. Com os registros sendo digitais, o acesso aos documentos é mais rápido. Ele permite até manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada. Em setores como o de RH, isso pode ser de suma importância.

“No caso de setores relacionados à saúde e segurança do trabalho, estamos falando de operações que registros são base para os seus processos. E ter uma solução robusta para gerir estes documentos, de forma digital, permite centralizar, mas também organizar e segmentar. Isso torna a localização de documentos muito mais rápida”, explica Dionatan.

Conforme aponta o desenvolvedor, este investimento em tecnologia pode trazer grandes ganhos para as empresas, agilizando fluxos de documentos entre setores e processos administrativos no geral. Segundo Dionatan, um exemplo muito simples disso é no setor de RH. Quando uma pessoa precisa de algum documento para fazer alguma tarefa, no modelo tradicional ele precisa ir até o arquivo, procurar por esse documento físico, levar até sua mesa e fazer sua tarefa.

“Se ele precisar inserir dados em um sistema, isso pode levar até mais tempo. Mas caso outro funcionário precise do mesmo documento ao mesmo tempo, já gera conflitos, desencontros e possíveis perdas de tempo. Com o RSGED, ambos os colaboradores podem acessar o mesmo documento sem precisar sair de sua mesa, e a integração com outros sistemas pode ser feita de forma facilitada”, explica.

Do ponto de vista de segurança, a gestão eletrônica também pode auxiliar os profissionais. Conforme destaca Dionatan, segundo portaria emitida pelo Governo Federal em abril de 2019, diversos documentos de RH e SST podem ser autenticados por assinatura eletrônica. Com isso, empresas podem usar certificados digitais para validar seus documentos.

“Com essa assinatura digital, empresas e clientes podem verificar com transparência quando os documentos são assinados e quem são os responsáveis por esta validação, dando mais confiabilidade aos documentos”, explica.


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